Zeitmanagement und Effizienz-Steigerung
Das berühmte „Multi-Tasking“ ist eine Illusion, wie Wissenschaftler in den vergangenen Jahren immer wieder festgestellt haben: Wer mehrere Aufgaben parallel bzw. immer wieder abwechselnd zu erledigen versucht, arbeitet nicht effizient. Ein gutes Zeitmanagement ist weitaus hilfreicher, wenn es darum geht, alles unter einen Hut zu bringen.
Es gibt viele Methoden, um sich auf den Arbeitstag vorzubereiten und sich die anstehenden Aufgaben sinnvoll einzuteilen. Natürlich ist nicht jede Methode auch für jede Person geeignet. Im Kern geht es aber meistens darum, vorab Prioritäten zu setzen und zu überlegen, ob einzelne Aufgaben wirklich notwendig sind. Und ob sie tatsächlich persönlich bearbeitet werden müssen – oder doch delegiert werden könnten.
Relativ bekannt ist das Pareto-Prinzip, nach dem wir für 80 Prozent unserer Aufgaben nur 20 Prozent der Arbeitszeit benötigen – jedoch für das restliche Fünftel satte 80 Prozent. Der Zeitmanagement-Ansatz lautet hierbei, einerseits heraus zu finden, wo diese 20 Prozent des Einsatzes reichen. Andererseits gilt es zu beurteilen, ob für manche Arbeiten wirklich ein 80-prozentiger Einsatz nötig ist, oder nicht doch Abstriche gemacht werden können.
„To do“ ist nicht immer der richtige Weg
Einen interessanten Ansatz verfolgt die „Not-to-do-Liste“: Anstatt sich für wichtige Aufgaben zu entscheiden und diese aufzulisten gilt es dabei, Arbeiten zu identifizieren, deren Erledigung wenig bringt und die man vielleicht sogar gänzlich streichen könnte. Es geht darum, die eigenen Stärken zu identifizieren und seine Arbeitsleistung dort einzubringen, wo eine höhere Erfolgsquote zu erwarten ist. Und unwirtschaftliche Aufgaben möglichst zu streichen.
Die 10-10-10-Methode konzentriert sich auf die möglichen Auswirkungen, die die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Aufgabenerfüllung hat. Dabei überlegt man, welche Konsequenz eine Entscheidung in jeweils 10 Minuten, in 10 Monaten oder gar in 10 Jahren hätte. Stehen zwei dringende Aufgaben an, von denen eine bei Nicht-Erledigung nach zehn Minuten einen schlecht gelaunten Kollegen, die andere aber den Wegfall eines Kunden bedeutet, dessen Verlust auch in zehn Monaten noch schmerzt, fällt die Prioritätensetzung nicht mehr schwer.
Priorisierung lernen
Die „One-minute-to-do-list“ soll einen raschen Überblick über alle anstehenden Aufgaben geben – und natürlich deren Priorisierung befeuern. Dabei werden die To-dos in drei Spalten gelistet: Zuerst jene, die auf jeden Fall am selben Tag erledigt werden müssen – koste es, was es wolle. Es dürfen allerdings nicht mehr als fünf dieser absoluten Dringlichkeiten sein. Zweitens jene, die „demnächst“ – etwa in den kommenden sieben bis zehn Tagen, anzugehen sind. Hier sollten nicht mehr als 20 Punkte stehen, wie der Entwickler der Methode, Michael Linenberger, empfiehlt. In der dritten Spalte stehen alle anderen Aufgaben – also jene, mit keiner expliziten Deadline.