Ade zum Chaos im E-Mail-Postfach: Das perfekte Ablagesystem

Rund 215,3 Milliarden E-Mails werden jeden Tag weltweit versendet und empfangen. Im Jahr 2020 sollen es sogar 257,7 Milliarden E-Mails sein (Quelle: Statista). Für Schweizer Arbeitnehmer bedeutet dies jeden Tag zehn, 50 oder sogar 100 neue E-Mails im Postfach. Da ist es manchmal schwierig, noch den Überblick zu behalten. Natürlich gibt es nicht „das eine optimale Ablagesystem“, da sich dieses je nach Beruf, Branche sowie individuellem Geschmack unterscheidet. Dennoch haben wir heute einige nützliche Tipps für Sie zusammengetragen, damit Sie sich vom ewigen Chaos in Ihrem E-Mail-Postfach endlich verabschieden können.

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E-Mails sind heutzutage das wichtigste Kommunikationsmittel der Geschäftswelt. Und schon seit einigen Jahren werden diese nicht mehr nur „klassisch“ via Computer empfangen, sondern meist zusätzlich über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets. Das bedeutet, dass viele Arbeitnehmer ihre E-Mails quasi 24 Stunden am Tag checken, beantworten und ordnen. Ein gutes Ablagesystem kann hierbei viel Zeit sparen und Fehler, wie das „Vergessen“ einer E-Mail, frühzeitig verhindern. Also wie sieht es aus, das „perfekte“ Ablagesystem für Ihr E-Mail-Postfach?

Schritt für Schritt zu effizientem E-Mail-Management

1. Es ist reine Zeitverschwendung, Ihre E-Mails im Fünfminutentakt abzurufen und zu bearbeiten. Stattdessen erzeugen die ständig einprasselnden Informationen nur unnötigen Zeitdruck und durch das Multitasking – zum Beispiel die E-Mail-Bearbeitung im Meeting – leidet Ihre Produktivität. Checken Sie Ihre E-Mails daher fortan nur noch zwei- bis dreimal pro (Arbeits-) Tag. Nehmen Sie sich hierfür rund zehn bis 15 Minuten Zeit, in denen Sie sich konzentriert und ohne Multitasking nur Ihrem Postfach widmen. 
2. Legen Sie verschiedene Ordner für Ihre E-Mails an. Finden Sie hierbei das für Sie angenehmste und sinnvollste System. Denkbar ist zum Beispiel die Unterteilung nach „Ungelesen“, „Gelesen, aber unbearbeitet“, „bearbeitet und auf Antwort wartend“ sowie „abgeschlossen“. Doch auch eine Unterteilung nach Projekten, Empfängern oder Aufgaben kann sinnvoll sein. Hauptsache, in Ihrem Posteingang befinden sich schlussendlich nur noch all jene E-Mails, die entweder ungelesen oder unbearbeitet sind. Ansonsten verlieren Sie früher oder später den Überblick. 
3. Markierungen oder farbliche Unterlegungen können zudem für eine bessere Übersichtlichkeit in Ihrem Postfach sorgen. So können Sie besonders dringende E-Mails zum Beispiel in Rot oder mit einem Ausrufezeichen markieren. Oder Sie ordnen gewissen Personen(gruppen) eine eigene Farbe zu. Hauptsache, Sie selbst empfinden Ihr neues E-Mail-Ablagesystem als übersichtlich und behalten dieses ab sofort systematisch bei. Regelmässigkeit ist nämlich die wichtigste Grundregel für Ordnung in Ihrem Postfach. Ansonsten ist auch das beste System wirkungslos und Sie versinken früher oder später (wieder) im Chaos.