Onboarding - warum die Einarbeitung neuer Mitarbeiter so wichtig ist
Veröffentlicht am 16.08.2021
In manchen Unternehmen werden sie einfach sich selbst überlassen, die Neuen am Arbeitsplatz. Wieso das keine gute Idee ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Viele empfinden es als lästig, wenn sie neue Kollegen am Arbeitsplatz einarbeiten müssen. Die Aufgabe umfasst dabei nicht nur, neue Mitarbeiter willkommen zu heissen. Je intensiver und systematischer neue Arbeitnehmer eingearbeitet werden, desto schneller finden sie sich in ihre Aufgabenbereiche ein und sind dem Unternehmen von Nutzen. Es ist deshalb Chefsache, die Richtlinien für die Einarbeitung - modern Onboarding - festzulegen. Dabei sind verschiedene Bereiche zu beachten.
Der äussere Rahmen der Arbeit
Hier geht es vor allem um Abläufe und Prozesse, die für den neuen Mitarbeiter gelten. Er sollte verstehen können, wie was in dem Unternehmen funktioniert, wo er Arbeitsmittel bekommt und wie sich Hierarchien sowie Teams zusammensetzen. Idealerweise vermitteln ihm Projektleiter einen ersten Eindruck davon, welche Projekte gerade aktuell sind und wo man zurzeit steht. Hier spielen auch teilweise banale, aber sehr wichtige Rahmenbedingungen der täglichen Arbeit eine Rolle. Wo ist die Teeküche? Wo sind die Toiletten? Welche Möglichkeiten bestehen für die Mittagsverpflegung? Telefonlisten und Ansprechpartner sind wichtige Hilfsmittel für das Onboarding in diesem Bereich. Der neue Mitarbeiter soll wissen, bei wem er sich krankmelden kann, wie Pausen geregelt sind und Zeiten erfasst werden. Ebenso spielt die Urlaubsplanung eine Rolle.
Zugänge und Arbeitsplatzbeschreibung
Der neue Mitarbeiter macht sich vertraut mit den Zugängen zu seinem Arbeitsplatz, mit seinen Aufgabenbereichen, seinen Arbeitsmitteln und Prozessanweisungen. Ihm werden Bedienungsanleitungen und Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt. Ebenso erhält er Informationen zu Ablagemöglichkeiten, Formularen und im Unternehmen gebräuchlichen Checklisten.
Das Team
Nicht nur die formalen Voraussetzungen am Arbeitsplatz sind wichtig. Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter geht es auch darum, dass diese sich ins Team aufgenommen und angenommen fühlen. Dabei kommen menschliche Komponenten ins Spiel. Es ist eine gute Möglichkeit, dem Neuen ein oder zwei erfahrene Mitarbeiter als Paten an die Seite zu stellen. Diese können ihn auch in der Zusammenarbeit mit dem Team in der ersten Zeit begleiten und sind enge Ansprechpartner für seine Fragen oder Anliegen.
Was sind die Folgen fehlender Einarbeitung?
Muss sich ein neuer Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen selbst zusammenstellen, verliert er wertvolle Zeit. Ausserdem frustriert es, wenn jemand neu im Unternehmen ist und keine Hilfestellung bekommt. Möglicherweise erlahmen bereits am Anfang die Begeisterung und Motivation für den neuen Arbeitsplatz.
Für das Unternehmen selbst spielt ein weiterer Aspekt eine Rolle: Ein nachlässig oder nicht eingearbeiteter Mitarbeiter wird dem Unternehmen lange Zeit nicht von Nutzen sein. Er wird mehr Fehler machen als notwendig. Vielleicht holt er bestimmte Versäumnisse erst sehr viel später oder nie nach. Die persönliche Identifikation mit dem Unternehmen leidet. Hier steigt sogar die Wechselbereitschaft des neuen Mitarbeiters, so dass er sich schon bald wieder nach einer neuen Stelle umsehen könnte. Eine hohe Fluktuation unter den Mitarbeitern belastet die Leistungsfähigkeit von Unternehmen und steht für einen hohen Kostenaufwand. Mit einer angemessenen und herzlichen Einarbeitung werden die Weichen für die Integration neuer Mitarbeiter gestellt. Eine zweite Chance gibt es hier nicht.
Der äussere Rahmen der Arbeit
Hier geht es vor allem um Abläufe und Prozesse, die für den neuen Mitarbeiter gelten. Er sollte verstehen können, wie was in dem Unternehmen funktioniert, wo er Arbeitsmittel bekommt und wie sich Hierarchien sowie Teams zusammensetzen. Idealerweise vermitteln ihm Projektleiter einen ersten Eindruck davon, welche Projekte gerade aktuell sind und wo man zurzeit steht. Hier spielen auch teilweise banale, aber sehr wichtige Rahmenbedingungen der täglichen Arbeit eine Rolle. Wo ist die Teeküche? Wo sind die Toiletten? Welche Möglichkeiten bestehen für die Mittagsverpflegung? Telefonlisten und Ansprechpartner sind wichtige Hilfsmittel für das Onboarding in diesem Bereich. Der neue Mitarbeiter soll wissen, bei wem er sich krankmelden kann, wie Pausen geregelt sind und Zeiten erfasst werden. Ebenso spielt die Urlaubsplanung eine Rolle.
Zugänge und Arbeitsplatzbeschreibung
Der neue Mitarbeiter macht sich vertraut mit den Zugängen zu seinem Arbeitsplatz, mit seinen Aufgabenbereichen, seinen Arbeitsmitteln und Prozessanweisungen. Ihm werden Bedienungsanleitungen und Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt. Ebenso erhält er Informationen zu Ablagemöglichkeiten, Formularen und im Unternehmen gebräuchlichen Checklisten.
Das Team
Nicht nur die formalen Voraussetzungen am Arbeitsplatz sind wichtig. Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter geht es auch darum, dass diese sich ins Team aufgenommen und angenommen fühlen. Dabei kommen menschliche Komponenten ins Spiel. Es ist eine gute Möglichkeit, dem Neuen ein oder zwei erfahrene Mitarbeiter als Paten an die Seite zu stellen. Diese können ihn auch in der Zusammenarbeit mit dem Team in der ersten Zeit begleiten und sind enge Ansprechpartner für seine Fragen oder Anliegen.
Was sind die Folgen fehlender Einarbeitung?
Muss sich ein neuer Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen selbst zusammenstellen, verliert er wertvolle Zeit. Ausserdem frustriert es, wenn jemand neu im Unternehmen ist und keine Hilfestellung bekommt. Möglicherweise erlahmen bereits am Anfang die Begeisterung und Motivation für den neuen Arbeitsplatz.
Für das Unternehmen selbst spielt ein weiterer Aspekt eine Rolle: Ein nachlässig oder nicht eingearbeiteter Mitarbeiter wird dem Unternehmen lange Zeit nicht von Nutzen sein. Er wird mehr Fehler machen als notwendig. Vielleicht holt er bestimmte Versäumnisse erst sehr viel später oder nie nach. Die persönliche Identifikation mit dem Unternehmen leidet. Hier steigt sogar die Wechselbereitschaft des neuen Mitarbeiters, so dass er sich schon bald wieder nach einer neuen Stelle umsehen könnte. Eine hohe Fluktuation unter den Mitarbeitern belastet die Leistungsfähigkeit von Unternehmen und steht für einen hohen Kostenaufwand. Mit einer angemessenen und herzlichen Einarbeitung werden die Weichen für die Integration neuer Mitarbeiter gestellt. Eine zweite Chance gibt es hier nicht.