Meetings in Zeiten von Corona - 7 Regeln für Videocalls mit Kollegen oder Kunden
Veröffentlicht am 11.05.2020
Hand aufs Herz - wie oft haben Sie sich schon geärgert, dass ein Meeting vor allem Zeit verschlingt, tatsächliche Resultate sich jedoch in engen Grenzen halten. Vermeiden können Sie eine solche Situation, wenn Sie ein Meeting nach bestimmten Regeln führen. Dies gilt für Besprechungen im Büro ebenso wie für Videokonferenzen aus dem Homeoffice. Videocall-Anbieter gibt es inzwischen in grosser Anzahl - am populärsten sind derzeit FaceTime, Skype und Zoom. Die technische Vorbereitung einer Videokonferenz fällt auf diesen Plattformen ausgesprochen leicht. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer schalten sich einfach zu.
Wenn das Meeting dann noch gut vorbereitet ist und die Diskussion einem roten Faden folgt, steht einem Erfolg eigentlich nichts im Wege. Diejenigen, die den Videocall initiieren, sollten im Vorfeld ausserdem die folgenden Punkte klären, um Konflikte auszuschalten.
1. Notwendigkeit für das Meeting
Stellen Sie sich einmal vor, Ihnen stünden in Zeiten von Corona keine Plattformen für digitale Meetings zur Verfügung. Was wäre dann der effektivste Kommunikationskanal, um Input zu erhalten oder anderen zu geben, Entscheidungen zu klären oder das weitere Vorgehen in einem Projekt zu diskutieren? Ein digitales Meeting sollte nur dann auf der Tagesordnung stehen, wenn eine E-Mail oder ein Telefonat mit einem bestimmten Ansprechpartner nicht ausreicht, um sinnvolle Lösungen zu finden.
2. Teilnehmer
Um ein Problem in einem Meeting zu diskutieren, brauchen Sie nicht immer das gesamte Team. Teilnehmen sollten nur diejenigen Team-Mitglieder, die dafür aufgrund ihrer Position und/oder ihres Wissens unabdingbar sind. Generell sollten Sie die Zahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch maximal acht begrenzen. Mit grösseren Teilnehmerzahlen wird die Diskussion von Ideen schwierig bis unmöglich. Oft entsteht - übrigens auch in analogen Meetings - eine Vortragsatmosphäre, die zu Langeweile und Konflikten führen kann.
3. Agenda
Ein Meeting ohne gut vorbereitete Agenda wird in der Regel kein Erfolg. Vor einem Videocall sollten alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer per E-Mail oder Messenger einen Ablaufplan erhalten. Sie erhalten so die Möglichkeit, sich gezielt auf das digitale Meeting vorzubereiten - beispielsweise Informationen einzuholen oder einen eigenen Beitrag zu formulieren. Mehr als fünf Punkte sollte die Agenda für ein digitales Meeting nicht enthalten, um es zeitlich nicht übermässig auszudehnen. Wer das Meeting einberuft, hat auch die Aufgabe, die Agenda festzulegen.
4. Zeitplan
Eine gute Agenda für ein digitales Meeting legt für die einzelnen Punkte auch einen zeitlichen Rahmen fest. Wenn Sie ein Meeting planen, das eine Stunde dauern soll, können Sie beispielsweise festlegen, dass die erste Viertelstunde der Einführung in das Thema dient und danach 25 Minuten Diskussionszeit zur Verfügung stehen. Für das Zusammentragen von Lösungsvorschlägen und das Verteilen von Verantwortlichkeiten werden jeweils zehn Minuten eingeplant.
5. Protokoll
Meeting-Inhalte, die nicht schriftlich festgehalten werden, laufen Gefahr, schnell in Vergessenheit zu geraten. Dokumentiert werden sollten alle wichtigen Themen, Beschlüsse, Handlungsanweisungen und die verantwortlichen Personen. Stichpunkte sind optimal, da sich Leserinnen und Leser damit einen schnellen Überblick verschaffen. Notizen zu wichtigen Diskussionen sollten mit den Namen der jeweiligen Diskutanten festgehalten werden.
6. Videochat oder Telefonkonferenz
Hier gilt, dass ein Videochat immer erste Wahl sein sollte - mit Notebooks, Smartphones oder Tablets sind die technischen Möglichkeiten dafür auf jeden Fall gegeben. Bei einer Telefonkonferenz ist es wesentlich schwieriger, die Stimmen den einzelnen Teilnehmenden zuzuordnen. Ausserdem fällt die Wahrnehmung von Mimik und Körpersprache dabei fort.
7. Netiquette
Dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines digitalen Meetings die Netiquette respektieren, sollte selbstverständlich sein. Hierzu gehört, andere ausreden zu lassen und bei Unklarheiten nachzufragen. Belehrendes, arrogantes Verhalten ist auch in einer digitalen Konferenz ausgesprochen kontraproduktiv.